Westerhuis is een verhuurorganisatie voor evenementen, waar dagelijks grote aantallen materialen worden klaargezet, verzonden en weer retour verwerkt. Materialen moeten compleet en op tijd geleverd worden en daarna weer gecontroleerd terugkomen, zodat ze opnieuw ingezet kunnen worden. Inzicht en grip op materialen is daarbij van belang.

​

Wanneer het volume toenam, bleek al snel dat de werkwijze niet schaalbaar genoeg was. Registraties gebeurden handmatig en zonder vaste controlemomenten in het proces. Dat werkte zolang de schaal beperkt bleef, maar met verdere groei nam de foutgevoeligheid toe en werd het lastiger om overzicht te houden op de voortgang. De behoefte ontstond om meer inzicht te krijgen tijdens het proces.

Tegelijkertijd ontwikkelde de softwareleverancier een nieuwe logistieke module binnen het bestaande ERP-systeem. Deze bevond zich nog in een vroege fase en was nog niet geschikt voor direct gebruik in de operatie.

​

Samen met Westerhuis bracht BBI eerst de volledige logistieke stroom in kaart. Van ordervoorbereiding en picking tot retourcontrole en opslag: hoe ziet het proces er idealiter uit, en waar moeten controles plaatsvinden en hoe wordt dit geregistreerd?

​

Op basis daarvan koos Westerhuis voor een scanningsoplossing als ondersteuning van de operatie.

BBI ontwikkelde de logistieke module samen met de leverancier stap voor stap door tot een werkbare oplossing. Input vanuit de werkvloer speelde hierin een belangrijke rol: wat in theorie klopt, moet in de praktijk ook uitvoerbaar zijn.

​

Toen de software gereed was voor gebruik, verschoof de aandacht naar de implementatie. Artikelen en materialen zijn voorbereid op scanning, er is een duidelijke barcode-structuur opgezet en bepaald op welke momenten in het proces gescand moet worden. Scanning is geïmplementeerd als een vast onderdeel van de dagelijkse werkwijze.

​

Ook voor medewerkers is het proces concreet gemaakt. Wie scant wat, wanneer en waarom? Door duidelijke afspraken en begeleiding in de adoptie is het systeem een praktisch hulpmiddel in hun werk.

Om de operatie verder te ondersteunen, richtte BBI dashboarding in die realtime inzicht geeft in voortgang, afwijkingen en bijzonderheden.

​

Het resultaat is een scanningsoplossing die overzicht geeft op materialen en realtime inzicht biedt in de voortgang. Materialen zijn traceerbaar en afwijkingen worden sneller zichtbaar, waardoor de operatie beter beheersbaar is geworden.